Verplicht gebruik eC3.2 bij tijdelijke werkloosheid vanaf 1 januari 2025
Sinds 1 september 2023 bestond reeds de mogelijkheid om in geval van tijdelijke werkloosheid gebruik te maken van de elektronische controlekaart of eC3.2 ter vervanging van de papieren controlekaarten mits akkoord binnen de onderneming.
Met ingang van 1 januari 2025 wordt het gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2 nu algemeen verplicht. De digitalisering van de werkloosheidsverzekering schakelt zo een versnelling hoger.
Indien u als onderneming de elektronische controlekaart nog niet kan invoeren om een gegronde reden en nog even verder de papieren versie wenst te gebruiken, kan eventueel nog een uitstel worden aangevraagd bij de RVA.
Opgelet, het verplicht gebruik van de elektronische controlekaart door de werknemer heeft geen invloed op uw andere verplichtingen als werkgever. U dient nog steeds de andere reeds bestaande formaliteiten voor de aangifte van tijdelijke werkloosheid te respecteren (vb. Aangifte eerste werkloosheidsdag e.d.).
De elektronische controlekaart
De controlekaart
Een papieren controlekaart moet steeds door de werkgever worden gegeven aan de werknemer die tijdelijk werkloos wordt gesteld en dit vóór de eerste werkloosheidsdag. De werknemer moet de kaart invullen volgens de daarmee gepaard gaande instructies en deze altijd bij zich hebben. Op het einde van de maand bezorgt de werknemer de kaart aan zijn uitbetalingsinstelling.
Een elektronische controlekaart wordt steeds digitaal (via de portaalsite van de sociale zekerheid of via de eC3.2 app) door de werknemer ingevuld, en wordt op het einde van de maand digitaal verstuurd naar diens uitbetalingsinstelling.
Bij het gebruik van de elektronische controlekaart vervalt de verplichting voor de werkgevers tot de inschrijving in het validatieboek.
Het verplichte gebruik
De mogelijkheid om met een elektronische controlekaart te werken wordt vanaf 1 januari 2025 omgezet in een verplichting voor alle werkgevers.
Er wordt enkel voorzien in een uitzondering voor de beschutte en sociale werkplaatsen en maatwerkbedrijven (PC 327). Deze bedrijven kunnen nog steeds gebruik maken van de papieren controlekaarten of, indien gewenst, van de elektronische controlekaart eC3.2 en dit volgens de voorwaarden voorzien in de regeling die sinds 1 september 2023 van toepassing is en waarvoor dus een akkoord tussen werkgever en werknemer vereist is.
Geen impact op andere verplichtingen
Opgelet, het verplicht gebruik van de elektronische controlekaart door de werknemer heeft geen invloed op uw andere verplichtingen als werkgever. U dient nog steeds de andere reeds bestaande formaliteiten voor de aangifte van de tijdelijke werkloosheid te respecteren (vb. Aangifte eerste werkloosheidsdag e.d.).
Overgangsperiode en aanvragen tijdelijke afwijking mogelijk
Om de overgang naar het verplicht gebruik van de eC3.2 vlot te laten verlopen en zowel de werkgevers als de werknemers de mogelijkheid te geven om de nodige stappen te kunnen zetten tot het toepassen van de elektronische controlekaart, wordt voorzien in een overgangsregeling.
De overgangsperiode loopt momenteel tot 30 juni 2025, maar kan eventueel nog verlengd worden tot 31 december 2025.
Tijdens deze overgangsperiode kan zowel de werkgever alsook de werknemer nog een afwijking aanvragen, mits het volgen van de daartoe vooropgestelde procedure.
Afwijkingsprocedure voor de werkgever
Een werkgever kan voor alle werknemers van de onderneming een tijdelijke afwijking vragen op het verplicht gebruik van de eC3.2. Dit wanneer men van mening is dat er bijkomende voorbereidingstijd nodig zou zijn om de overgang vlot te laten verlopen van een papieren naar een elektronische toepassing.
De werkgever moet daartoe volgende procedure volgen, en dit uiterlijk op de eerste effectieve dag tijdelijke werkloosheid die zich situeert na 31 december 2024:
· Een gemotiveerde aanvraag indienen bij het werkloosheidsbureau dat bevoegd is voor de plaats van de maatschappelijke zetel. De aanvraag gebeurt aan de hand van een specifiek modelformulier, terug te vinden op de website van de RVA: https://www.rva.be/bladzijde/de-elektronische-controlekaart-tijdelijke-werkloosheid-ec3.2-vanaf-01-01-2025---overgangsregeling#formulieren-en-attesten
· De werknemers inlichten over zijn aanvraag tot afwijking;
· Zorgen dat de aanvraag het werkloosheidsbureau bereikt. De werkgever kan deze aanvraag indienen ofwel per post ofwel via het elektronisch contactformulier, beschikbaar op de website van de RVA.
De directeur van het werkloosheidsbureau zal daarna een beslissing nemen over de gemotiveerde aanvraag van de werkgever en houdt daarbij rekening met de inspanningen die door de werkgever worden geleverd om zijn werknemers te begeleiden bij de overgang naar de elektronische toepassing.
Bij goedkeuring kan er nog 3 maanden lang gebruik gemaakt worden van de papieren controlekaarten bij wijze van afwijking. De uitzondering is eventueel nog voor een periode van 3 maanden hernieuwbaar.
Afwijkingsprocedure voor de werknemer
In het geval een individuele werknemer problemen ondervindt met de overschakeling naar het gebruik van de elektronische controlekaart kan ook de werknemer een tijdelijke afwijking vragen.
De werknemer moet daartoe volgende procedure volgen, en dit uiterlijk op de dertigste dag van de maand volgend op de maand waarin de werknemer voor het eerst tijdelijk werkloos wordt gesteld na 31 december 2024:
· Aan de hand van een formulier wordt een mededeling gedaan aan de uitbetalingsinstelling (vakbond of Hulpkas voor werkloosheidsuitkeringen) en aan het werkloosheidsbureau van de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening bevoegd voor zijn woonplaats dat de werknemer aan zijn werkgever te kennen heeft gegeven in geval van tijdelijke werkloosheid nog gebruik te willen maken van een papieren controlekaart. De aanvraag gebeurt aan de hand van een specifiek modelformulier, terug te vinden op de website van de RVA: https://www.rva.be/bladzijde/de-elektronische-controlekaart-tijdelijke-werkloosheid-ec3.2-vanaf-01-01-2025---overgangsregeling#formulieren-en-attesten De werknemer kan deze aanvraag indienen ofwel per post ofwel via het elektronisch contactformulier, beschikbaar op de website van de RVA.
· De werknemer moet zijn werkgever op de hoogte brengen van zijn vraag tot afwijking door middel van een tegen ontvangstbewijs te overhandigen of aangetekend te versturen formulier. Ook dit formulier kan teruggevonden worden op de website van de RVA: https://www.rva.be/bladzijde/de-elektronische-controlekaart-tijdelijke-werkloosheid-ec3.2-vanaf-01-01-2025---
De werknemer mag wel nog niet gekozen hebben voor het gebruik van de elektronische controlekaart via de website of via de App.
Bij het volgen van bovenstaande procedure kan er nog 3 maanden lang gebruik gemaakt worden van de papieren controlekaarten bij wijze van afwijking. De uitzondering is eventueel nog voor een periode van 3 maanden hernieuwbaar.
Indien de voorwaarden van deze procedure niet zijn vervuld, deelt de RVA aan de werknemer en aan de werkgever mee dat deze laatste er vanaf de maand volgend op deze mededeling in geval van tijdelijke werkloosheid niet langer toe gehouden is aan de werknemer een papieren controlekaart af te leveren.
Meer gedetailleerde informatie over de modaliteiten van dit tijdelijk behoud van de papieren controlekaart in de periode van januari tot en met juni 2025 volgt later nog via nieuwberichten vanuit de RVA.
Het invoeren van de elektronische controlekaart
Geen formaliteiten meer!
Aangezien de verplichting tot het gebruik van de elektronische controlekaarten wordt opgelegd bij koninklijk besluit, is een akkoord tussen de werkgever en de werknemer dat geformaliseerd wordt via cao, het arbeidsreglement of een individueel akkoord met de betrokken werknemer(s) niet langer nodig.
Het is echter wel aangewezen om de werknemer wat uitleg te verschaffen rond het gebruik en de correcte toepassing van de elektronische controlekaart.
Gebruik door de werknemer
Digitale toegang
Via de portaalsite van de sociale zekerheid of via de eC3.2 app (de werknemer logt aan via eID of Itsme) kan de werknemer de eC3.2 raadplegen, invullen en versturen naar zijn uitbetalingsinstelling. Wanneer de werknemer voor het eerst zal aanmelden via de site of via de app, moet hij een verklaring op eer afleggen. De werknemer moet namelijk bij het eerste gebruik van de tool/app de voorwaarden aanvaarden waarin vermeld staat dat er een akkoord is met de werkgever.
Aan het einde van elke maand ontvangt de werkgever via zijn eBox een overzicht van alle werknemers die deze verklaring op eer ondertekenden.
Bij technische problemen bij het gebruik van de app of de portaalsite, dient de werknemer de uitbetalingsinstelling en het werkloosheidsbureau hiervan onmiddellijk op de hoogte te stellen.
Verduidelijking voor grensarbeiders
Het verplicht gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2 in geval van tijdelijke werkloosheid geldt voor alle personeelsleden, dus inclusief de grensarbeiders.
Indien de werknemer gebruikt maakt van de app zal een grensarbeider niet kunnen kiezen voor de Itsme toepassing. Verschillende Europese landen zijn al aangesloten op eIDAS (Electronic Identification And Trust Services). Grensarbeiders vanuit deze landen kunnen in Belgische overheidsapplicaties aanmelden met hun elektronisch identificatiemiddel uit het land van herkomst. De overige grensarbeiders kunnen een eigen digitale sleutel bekomen via de RVA en dienen daarvoor een afspraak te maken in een RVA-kantoor.
Meer info nodig?
Meer informatie over de elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid kan u steeds terugvinden in een infoblad voor werknemers en werkgevers op de website van de RVA.
Een vraag bij het invullen, raadpleeg dan de voorziene handleiding en het instructiefilmpje.
Een werknemer kan ook steeds voor vragen terecht bij de uitbetalingsinstelling (HVW, ABVV, ACLVB of ACV). Bij technische problemen neemt de werkgever of de werknemer best contact op met het contactcenter van de Sociale Zekerheid op 02 545 50 70 of via het online contactformulier.
Bronnen:
· KB van 9 juli 2024 tot wijziging van de artikelen 71, 71ter, 137, 138bis en 154 van het koninklijk besluit van 25 november 1991 houdende de werkloosheidsreglementering betreffende de verplichting van het gebruik van een elektronische controlekaart door de tijdelijk werklozen, BS 16 juli 2024.
· MB van 9 juli 2024 tot opheffing van de artikelen 83 tot 86bis van het ministerieel besluit van 26 november 1991 houdende de toepassingsregelen van de werkloosheidsreglementering in het kader van het verplicht gebruik van de elektronische controlekaart door tijdelijk werklozen, BS 16 juli 2024.